Archives municipales

Les Archives municipales ont été officiellement créées en avril 1988.
Les documents archivés datent aussi bien du XV^e siècle, que d’aujourd’hui. Il peut s’agit de textes manuscrits ou imprimés, de cartes, de plans, d’affiches, de dessins, de photographies, de documents audiovisuels, d’archives informatiques, de microfilms, de microfiches…..

La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. »

• CONSERVER dans les conditions requises les collections quels que soient leurs formats et leurs supports.
• COLLECTER les archives produites ou reçues par l’Administration communale et versées aux Archives par les services tout en prenant en compte les fonds patrimoniaux plus anciens. Collecter d’éventuelles archives privées intéressant l’histoire et le patrimoine local en général.
• CLASSER les documents tout en effectuant les tris et éliminations nécessaires et autorisés par la réglementation.
• COMMUNIQUER en permettant la consultation des fonds conservés, qu’il s’agisse d’archives proprement dites, de documentation, de documents iconographiques, etc., en les exploitant par le biais d’expositions, de publications, d’animations pédagogiques notamment. Deux publics : les élus et les services communaux d’une part, les personnes extérieures à l’Administration communale, tels que les historiens, les étudiants et scolaires en général, les généalogistes, les érudits locaux, etc.

L’accès à la salle de lecture des Archives municipales de Saint-Paul-Trois-Châteaux est libre et gratuit mais nécessite obligatoirement une inscription pour chaque lecteur.

Inscription

Remplir lors de sa première visite une fiche de lecteur en présentant une pièce d’identité officielle avec photographie : carte d’identité, permis de conduire, passeport, carte de séjour, carte de combattant ou carte vitale (avec photo uniquement).
Les cartes d’étudiant ou cartes de transport ne sont pas valides.

Les lecteurs étrangers peuvent aussi consulter les archives, mais il leur faut également présenter un titre d’identité. Nous n’offrons pas de service de traduction de nos documents.

Accès et prise de rendez-vous

L’accès au service se fait par l’ascenseur situé au rez-de-chaussée de l’Hôtel de Ville (demander à l’accueil de la mairie).
La prise de rendez-vous est à effectuer en envoyant un e-mail à archives@mairie-sp3c.fr.
Aucun rendez-vous ne sera pris par téléphone.

Chaque lecteur est prié d’expliquer dans son courriel, avec autant de détails que possible, l’objet de sa demande afin que les agents du service des Archives puissent identifier et réserver à l’avance les cotes à consulter (liasses, boites, registres). Un rendez-vous sera alors pris pour convenir d’une date à laquelle le demandeur pourra se déplacer en salle de lecture pour la consultation.

La prise de rendez-vous permet aussi de garantir la présence d’une personne qui pourra orienter les lecteurs dans les fonds d’archives, leurs recherches et leur présenter les outils mis à disposition. Le personnel des archives est donc là, si besoin, pour aider les lecteurs et les guider dans leurs recherches, mais n’est pas tenu de procéder, à leur place ou avec eux, à l’examen du contenu des boites, des liasses et/ou des registres.

Matériel mis à disposition

Des ordinateurs sont accessibles pour la consultation des inventaires. Par ailleurs, les documents déjà numérisés sont disponibles et accessibles depuis les ordinateurs de la salle de lecture. Ils peuvent être envoyés de manière numérique en cas de demande. La consultation des archives se fait exclusivement sur place en salle de lecture, y compris pour les ouvrages issus du fonds bibliographique.
Pour prendre des notes, des crayons à papier sont fournis aux lecteurs (les stylos et autres feutres à encre peuvent tâcher les documents). Les ordinateurs personnels sont autorisés en salle de lecture et des prises électriques sont à la disposition des lecteurs, ainsi qu’une connexion Internet.

Règles et capacité d’accueil

Il est possible de venir à plusieurs. Les lecteurs sont accueillis en fonction de la capacité d’accueil de la salle de lecture mais devront veiller à respecter le calme et le travail des autres lecteurs ou des agents du service des Archives. Les conversations téléphoniques en salle de lecture sont interdites et doivent être prises dans la cour extérieure. Nous disposons d’un seul espace de consultation pouvant accueillir jusqu’à 8 personnes. La consultation se fait sous la surveillance d’au moins un agent du service des Archives.

Il est interdit de boire (y compris de l’eau) ou de manger sur les tables de travail de la salle de lecture, qu’il se trouve ou non un document sur la table. Les collations sont à prendre dans la cour extérieure du service des Archives. Il n’y a pas besoin de laisser les affaires dans un vestiaire : les affaires personnelles, les sacs, vestes etc. sont sur le dossier de la chaise ou posées au sol.

Reproduction

La reproduction est possible si la taille, l’état et l’ancienneté du document le permettent. Trois modes de reproduction sont possibles : reprographie, numérisation et photographie. Les photos sont donc autorisées, mais il est demandé de désactiver les flashs pour la protection des documents.

La plupart des documents sont libres de droits. Toutefois, il est nécessaire d’indiquer la provenance (Archives Municipales de Saint-Paul-Trois-Châteaux) ainsi que la cote des pièces diffusées dans toute publication, de quelque nature que ce soit. Pour les documents soumis à une restriction de réutilisation, une information spéciale sera mentionnée.